Văn phòng làm việc chia sẻ còn được biết đến với tên gọi Co-working Space hoặc cho thuê chỗ ngồi làm việc không còn là một khái niệm xa lạ tại Việt Nam hiện nay. Đây là một trong những giải pháp tối ưu được hơn 80% các đối tượng doanh nghiệp lựa chọn. Vậy Co-working Space là gì? Dưới đây là một số kinh nghiệm vàng cần lưu ý trước khi lựa chọn thuê văn phòng làm việc chia sẻ mà bạn cần tham khảo.

Văn phòng làm việc chia sẻ (Coworking spce) là gì?

Văn phòng làm việc chia sẻ – Coworking space được hiểu đơn giản là mô hình văn phòng không gian làm việc chung, nơi cung cấp cho người dùng một không gian làm việc có đầy đủ các chức năng của một văn phòng chuyên nghiệp. Đây được xem như là một giải pháp văn phòng hữu hiệu để các cá nhân, tổ chức cùng sở hữu và chia sẻ chi phí văn phòng.

=>>Tìm hiểu về văn phòng chia sẻ và chỗ ngồi làm việc

Theo số liệu từ JLL Việt Nam, yêu cầu thuê văn phòng mới năm 2019 tăng 30% so với cùng kì năm ngoái, và có xu hướng tăng mạnh hơn vào năm 2020. Là CEO doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, bà Nguyễn Phương Lan cho biết, trước việc giá thuê văn phòng truyền thống tăng cao, doanh nghiệp của bà chuyển sang tìm kiếm các không gian làm việc chia sẻ, nếu chưa tìm được sẽ tạm thời thuê officetel tại trung tâm. Chi phí thuê văn phòng 40m2 khu trung tâm tối thiểu từ 27-40 triệu/tháng. Trong khi đó, nếu thuê văn phòng loại hình co.working hay officetel thì giá mềm hơn hẳn, tầm 20-30 triệu/tháng.

Office168 là một trong những doanh nghiệp cho thuê văn phòng làm việc hàng đầu tại TP HCM cho biết những lợi ích mà loại hình này mang lại cho doanh nghiệp như sau:

• Không gian truyền cảm hứng công việc. Tối ưu hiệu quả công việc.
• Cơ hội mở rộng mối quan hệ.
• Cơ hội tiếp nhận đầu tư.
• Tiết kiệm chi phí.
• Tổ hợp tiện ích.

Đối tượng nào nên thuê Văn phòng chia sẻ – Co-working

Với những tiện ích như vậy thì đối tượng nào nên thuê Văn phòng chia sẻ? Mô hình này sẽ thật sự phù hợp với những đối tượng cá nhân doanh nghiệp muốn thuê văn phòng tiện nghi, hiện đại với mức chi phí hợp lý, cụ thể là những đối tượng sau:

• Các doanh nghiệp nhỏ (quy mô từ 3 tới 5 người)
• Người làm việc tự do (freelancer…)
• Các start-up/cá nhân chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp

Kinh nghiệm nào là cần thiết để thuê được một Co-working space tối ưu?

1. Vị trí văn phòng thuận lợi:

Tìm kiếm và lựa chọn vị trí văn phòng là yếu tố đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải quan tâm hàng đầu , và một địa điểm văn phòng Co-working tốt nên cần được đặt ở một vị trí thuận lợi, tiết kiệm thời gian cho việc đi lại. Tùy theo yêu cầu công việc của từng cá nhân, doanh nghiệp để lựa chọn vị trí cho phù hợp. Với đặc thù doanh nghiệp cần quảng bá về thương hiệu, thường xuyên giao dịch với đối tác, khách hàng thì nên lựa chọn vị trí văn phòng ở gần trung tâm, nơi có lưu lượng người qua lại đông đúc, để khách hàng dễ dàng tìm thấy văn phòng. Ngược lại nếu đặc thù công việc của bạn thiên về làm việc từ xa, ít hoặc không có sự gặp gỡ, trao đổi với khách hàng thì bạn chỉ cần lựa chọn một không gian làm việc thuận tiện cho việc đi lại, và đảm bảo trang thiết bị để bạn có thể làm việc hiệu quả là được.

 2. Không gian thoải mái, tạo cảm hứng khi làm việc:

Có một điều không thể phủ nhận rằng không gian làm việc ảnh hưởng khá lớn để hiệu suất công việc của bạn. Hãy thử tưởng tượng rằng hàng ngày bạn được làm việc trong một môi trường đầy ánh sáng, màu sắc, không gian văn phòng được bày trí một cách độc đáo hẳn sẽ mang lại cho bạn cảm hứng làm việc nhiều hơn thay vì các thiết kế của văn phòng truyền thống. Co-working space dễ dàng mang lại điều đó và bạn có thể lựa chọn không gian phù hợp nhất với tính cách cũng như đặc thù công việc, mình tin rằng hiệu quả công việc sẽ được nhân lên gấp bội khi bạn được thoải mái sáng tạo trong không gian mình yêu thích. Và Office168 sẽ là một gợi ý không tồi cho bạn đâu nhé.

3. Chi phí phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp

Câu chuyện về chi phí thuê văn phòng Co-working luôn là thách thức đặt ra cho bạn, nếu bạn đơn thuần chỉ là những người làm việc tự do thì việc thuê một góc làm việc cố định thì phần chi phí có thể không quá đáng kể nhưng với những starup  thì chi phí vận hành cho doanh nghiệp là một vấn đề không nhỏ. Và dù muốn dù không thì chi phí vẫn là vấn đề cần được cân nhắc kỹ, hãy chọn một nơi có mức giá phù hợp để không ảnh hưởng đến tài chính của bạn. Thực tế là những người làm việc tự do, những bạn trẻ chuẩn bị bước vào khởi nghiệp, tài chính là điều rất quan trọng, không nên phung phí đúng không nào.

4. Trang thiết bị hiện đại, đáp ứng yêu cầu công việc

Để đánh giá chất lượng dịch vụ của một co-working space đạt tiêu chuẩn dĩ nhiên yếu tố trang thiết bị không thể nào bỏ qua. Hệ thống cơ sở vật chất cơ bản như: bàn ghế, máy chiếu, điều hòa, máy in, điện thoại là những công cụ tối thiểu cần thiết để làm việc được hiệu quả và không bị gián đoạn. Ngoài ra các dịch vụ tiện ích khác tại co-working gồm có:

• Địa chỉ giao dịch
• Lễ tân/bảo vệ chuyên nghiệp
• Điện làm việc đảm bảo 24/7
• Nước uống (trà, cà phê, nước lọc)
• Internet đảm bảo
• Có thể sử dụng các thiết bị văn phòng dùng chung như máy fax, máy photocopy, máy scan
• Phòng họp chung hiện đại: máy chiếu, WIFI
• Hệ thống audio/video, gọi Quốc tế với giá cước được tính trọn gói/tháng

5. Thỏa thuận các điều khoản rõ ràng với bên cho thuê văn phòng chia sẻ – Co-working

Mọi việc được thỏa thuận rõ ràng, cụ thể ngay từ đầu ngoài việc hạn chế những phát sinh không hay trong quá trình cho thuê thì nó còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong cách làm việc của bạn. Một bản hợp đồng đầy đủ tính pháp lý với những điều khoản rõ ràng sẽ không bao giờ là thừa, nó giúp bạn tránh những tranh chấp không đáng có cũng như tạo cơ sở đảm bảo phát triển lâu dài về sau.

Trên đây là 5 kinh nghiệm nho nhỏ để bạn có thể tham khảo trước khi lựa chọn một không gian co-working phù hợp với đặc thù và hình thức làm việc của doanh nghiệp. Hãy tận hưởng những giá trị tích cực mà co-working mang lại cho bạn khi trải nghiệm không gian làm việc  này nhé, hẳn sẽ không làm thất vọng đâu.