Văn phòng chia sẻ (Co working) được biết đến bởi những cái tên đình đám như WeWork, Up-Coworking, Toong,.. là các đơn vị cung cấp văn phòng làm việc cho các start-up (doanh nhân khởi nghiệp) hay freelancer (người làm việc tự do). Vậy loại hình dịch vụ này là gì và vận hành như thế nào? Lợi ích ra sao?
Với bài viết từ Office168 hãy cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về loại hình văn phòng dịch vụ mới mẻ này.
Văn phòng chia sẻ là giải pháp văn phòng hữu hiệu dùng để các cá nhân, tổ chức cùng sở hữu và chia sẻ chi phí văn phòng
Khái niệm văn phòng làm việc chia sẻ
Văn phòng làm việc chia sẻ còn được biết đến với tên gọi Coworking Space hoặc cho thuê chỗ ngồi làm việc, là dịch vụ cung cấp cho người dùng một không gian làm việc có đầy đủ các chức năng của một văn phòng chuyên nghiệp.
Văn phòng chia sẻ là giải pháp văn phòng hữu hiệu dùng để các cá nhân, tổ chức cùng sở hữu và chia sẻ chi phí văn phòng. Các văn phòng này thường được trang bị đầy đủ những trang thiết bị.
Tất cả sẵn sàng cho những ai đang có dự định mở chi nhanh hoặc tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho những người start-up. Hiện nay, Văn phòng chia sẻ dưới hình thức co-working space đang nổi lên rất nhiều tại các thành phố lớn. Hình thức Coworking này tạo điều kiện rất tốt cho hệ sinh thái star-up phát triển.
Các dịch vụ và tiện ích
Thông thường, khi thuê văn phòng ảo, thì các lợi ích mà bạn nhận được ngoài địa điểm để đặt trụ sở, địa điểm họp,.. thì vẫn còn những lợi ích khác như sau:
- Địa chỉ giao dịch, bộ phận lễ tân/bảo vệ chuyên nghiệp
- Các thiết bị đầy đủ như: máy điều hòa, nước uống (trà, cà phê, nước lọc), các thiết bị văn phòng dùng chung (như máy fax, máy photocopy, máy scan), máy chiếu, WIFI
- Điện năng cung cấp suốt 24h, Internet đảm bảo
- Bàn ghế làm việc hiện đại sẵn sàng
- Hệ thống audio/video, gọi Quốc tế với giá cước được tính trọn gói/tháng
Những lợi ích mà văn phòng chia sẻ mang lại
Văn phòng chia sẻ mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp start-up
1. Văn phòng chia sẻ giúp tiết kiệm chi phí
Lợi ích đầu tiên mà các doanh nghiệp lựa chọn văn phòng làm việc chia sẻ là tiết kiệm được chi phí. Bạn sẽ không phải bỏ ra một khoản chi phí lớn để thuê văn phòng và setup văn phòng theo kiểu truyền thống, không phải trả lương cho nhân viên lễ tân, không trả tiền cho máy móc thiết bị văn phòng, không trả tiền tiện ích; bạn vẫn có một văn phòng hoàn hảo.
2. Văn phòng chia sẻ giải quyết nhu cầu về địa chỉ giao dịch
Với văn phòng chia sẻ, bạn có một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời tại các vị trí trung tâm dành cho những công ty chuyên nghiệp. Bạn có thể sử dụng địa chỉ này làm địa chỉ giao dịch chính thức của công ty phục vụ cho công việc ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác, giao dịch thư tín,…
Văn phòng chia sẻ còn đáp ứng nhu cầu về thông tin liên lạc. Hệ thống thông tin cho văn phòng dịch vụ xử lí các loại thư từ, điện thoại, fax, … chính xác, nhanh chóng và linh hoạt. Do vậy, việc giao tiếp của bạn với đối tác và khách hàng vẫn hết sức thuận lợi dù rằng bạn đã tiết kiệm chi phí cho chúng đến mức tối đa.
3. Văn phòng chia sẻ giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng
Với một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời, các dịch vụ khách hàng và hệ thống thông tin được tổ chức bài bản cùng với văn phòng bài trí chuyên nghiệp chắc chắn hình ảnh của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp.
Rõ ràng, doanh nghiệp của bạn vẫn hoạt động một cách chuyên nghiệp trong sự cảm nhận của đối tác và khách hàng. Thực tế, bạn cũng rất chuyên nghiệp khi sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ.
Ngoài ra tại không gian văn phòng làm việc chia sẻ (coworking office space) bạn còn có thể giao lưu, làm việc với những người cùng ngành hoặc các ngành khác có liên quan chặt chẽ & có thể cùng hỗ trợ nhau.
Văn phòng làm việc chia sẻ phù hợp với những ai?
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích cho người thuê nhưng văn phòng làm việc chia sẻ (co working) không thể hoàn toàn thay thế được sàn văn phòng truyền thống. Vậy văn phòng chia sẻ phù hợp với những ai?
- Các doanh nghiệp vừa & nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu nhân sự, sử dụng các nguồn lực và tài nguyên có sẵn hiệu quả.
- Các giám đốc hoặc nhân viên không làm việc trực tiếp tại công ty của mình do thường xuyên đi công tác hoặc xa nhà hay mở rộng thị trường từ các tỉnh thành khác.
- Cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp.
- Chuyên viên tư vấn/ Nhóm dự án hoạt động kinh doanh độc lập.
- Công ty nước ngoài hoạt động thăm dò thị trường hay đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam cần một không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc.
- Những người làm việc tự do liên quan đến công nghệ: Freelancer, dân MMO, SEO-ers, Online Marketing …
Có đầy đủ tiện nghi phục vụ công việc trong một văn phòng chia sẻ
Các tiêu chí đánh giá dịch vụ văn phòng chia sẻ tốt
Điều quan trọng giúp các nhà cung cấp phát triển bền vững bên cạnh giá cả chính là các dịch vụ hậu cần đi liền với nó, càng chuyên nghiệp, tận tâm càng thu hút được nhiều khách hàng.
- Luôn sẵn sàng và đáp ứng đầy đủ các tiện ích chất lượng cần thiết của văn phòng tiêu chuẩn cũng như trong hợp đồng.
- Luôn thông báo nhanh chóng và kịp thời các thông tin liên quan đến khách hàng.
- Hỗ trợ tối đa khi khách hàng, doanh nghiệp cần hỗ trợ.
- Mọi thông tin luôn rõ ràng, bảo mật và đầy đủ.
Bên cạnh dịch vụ chia sẻ văn phòng cho thuê, nhà cung cấp cũng nên có nhiều dịch vụ khác hỗ trợ tối đa doanh nghiệp phát triển như văn phòng ảo, văn phòng trọn gói, đăng ký thành lập doanh nghiệp, hỗ trợ hồ sơ pháp lý, cho thuê phòng họp, khai báo thuế, hoá đơn, kế toán… gia tăng lợi ích cho khách hàng.
Dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ
Từ câu chuyện thế giới
Từ một không gian văn phòng chia sẻ (co-working) năm 2009, Singapore hiện nay đã có hơn 30 văn phòng. Ở Việt Nam đã có hơn 40 không gian co-working kể từ khi một dự án văn phòng phong cách mở đầu tiên thành lập vào năm 2012. Tại Đông Nam Á, co-working dần phổ biến với hơn 10.000 không gian được thành lập vào cuối năm 2016.
Các chuỗi co-working toàn cầu như WeWork cũng đang bắt đầu xâm nhập vào thị trường châu Á và nhanh chóng phát triển. Tuy nhiên, các thương hiệu nội địa cũng rất nỗ lực để gia tăng sức cạnh tranh của họ. Gần đây, The Hive đang nhắm đến Singapore là nơi tiếp theo trong danh sách tăng trưởng. Trong khi đó Dreamplex của Việt Nam cũng đã có kế hoạch mở rộng ra Hà Nội và Đà Nẵng sau văn phòng đầu tiên tại TP HCM. Thương hiệu WOTSO của Australia gần đây cũng đã thành lập không gian co-working đầu tiên tại châu Á, đặt ở Singapore.
Đến câu chuyện ở Việt Nam
Dịch vụ văn phòng ảo, văn phòng làm việc chia sẻ được biết đến từ 2007 ở Việt Nam nhưng trong 10 năm qua cho thấy sự phát triển không ngừng và nhanh chóng nhờ tính tiện ích và chi phí mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.
Hiện nay tại Việt Nam đã có cả trăm nhà cung cấp dịch vụ này với nhiều mức giá cùng tiện ích đi kèm khác nhau. Bao gồm cả các công ty 100% vốn Việt Nam và từ nước ngoài đầu tư vào. Tập trung khoảng 80% ở 2 thành thị lớn là TPHCM và Hà Nội.
Phía trên là những thông tin cơ bản về văn phòng chia sẻ, nếu bạn có quan tâm đến loại hình dịch vụ này, hãy liên hệ với đội ngũ tư vấn của Office168 để được tư vấn chi tiết và cụ thể hơn. Văn phòng ảo Office168 là đơn vị chuyên cung cấp văn phòng làm việc tốt nhất với chi phí rẻ nhất mà bằng sự tận tụy và tâm huyết cho doanh nghiệp.
