Loại hình cho thuê vị trí đặt bảng tên công ty và có địa chỉ làm việc tại địa điểm đó thay vì làm việc thuê đứt vị trí văn phòng đó cũng dần dần đã không còn trở nên xa lạ với nhiều doanh nghiệp. Bạn có thể tiết kiệm đến hàng chục triệu đồng mỗi năm nhưng vẫn có cho mình một hình ảnh chuyên nghiệp trong con mắt đánh giá của khách hàng. Dịch vụ này có tên là dịch vụ văn phòng ảo. Nếu bạn đang là một startup hoặc đang tìm kiếm giải pháp tiết kiệm chi phí thì bạn phải xem qua những thông tin này đấy.

Kinh doanh văn phòng ảo đang là một dịch vụ mới, khá phát triển. Khi làm chủ một văn phòng ảo, người thuê có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu mà không phải đến công ty. Trong thời điểm khủng hoảng kinh tế, khi giá mặt bằng trở thành gánh nặng của doanh nghiệp (DN) thì văn phòng ảo bắt đầu hút khách. Cách đây hai năm, TP.HCM chỉ có khoảng 2-3 văn phòng ảo nhưng hiện nay đã có hàng chục văn phòng loại này. Trong đó có nhiều DN khá nổi như Regus, G-Office, PSO, Fimexco, Office Spot…

Ý tưởng kinh doanh thời khủng hoảng

Văn phòng ảo ý tưởng kinh doanh thời khủng hoảng

Ông Hán Hữu Hải, Giám đốc kinh doanh Công ty Tư vấn công nghệ Việt Nam, chủ hệ thống văn phòng ảo VNTC, cho biết khoảng hai năm trước, công ty của ông gặp nhiều khó khăn trong việc tìm mặt bằng.

Do chủ yếu làm dịch vụ về công nghệ nên công ty của ông không cần sử dụng diện tích lớn nhưng mỗi tháng vẫn phải gánh mức phí mặt bằng 2.000-3.000 USD. Thấy được sự lãng phí về chi phí, công ty ông quyết định triển khai hệ thống văn phòng ảo.

Theo ông Hải, chỉ cần diện tích khoảng 200m2 và có trang bị công nghệ tốt là công ty ông hoàn toàn có thể sử dụng và cho các đối tác thuê. Hiện nay VNTC đã có hơn 40 khách thuê. Với lượng khách phát triển tốt, công ty dự định phát triển thêm hệ thống văn phòng thứ hai với diện tích rộng hơn. Cũng theo ông Hải, khách hàng của ông chỉ tốn khoảng 7-8 triệu đồng/tháng cho việc thuê văn phòng tại VNTC.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo còn được gọi là “văn phòng cho thuê 0m2”

Văn phòng ảo còn được gọi là “văn phòng cho thuê 0m2” với dịch vụ được cung cấp bao gồm: Địa điểm giao dịch của DN với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, trang web, e-mail, phòng họp, máy chiếu, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán báo cáo thuế… Trên thế giới, dịch vụ này đã có từ rất lâu.

Khi làm chủ một văn phòng ảo, người thuê có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu mà không phải đến công ty. Nhân viên của đơn vị cho thuê có trách nhiệm trực điện thoại, sau đó chuyển thông tin cho DN thuê.

Ông Nguyễn Trọng Hạnh, Cục phó Cục Thuế TP.HCM: Các công ty đặt tại văn phòng chung như thế thường hoạt động tư vấn, dịch vụ. Hình thức văn phòng này có lợi cho DN là giảm chi phí, có dịch vụ phụ trợ đầy đủ. Tuy nhiên, cũng có mặt lo ngại là khi sử dụng văn phòng có địa chỉ đẹp, DN thuê tạo ấn tượng tốt với khách hàng trong khi thực chất DN như thế nào thì không biết được.

Thời gian qua, các DN có văn phòng chung vẫn nộp tờ khai thuế. Tuy nhiên, nội dung khai thuế có trung thực, chính xác không thì lại là chuyện khác. Cơ quan thuế, ví dụ Chi cục Thuế quận 1 đã có một số đợt kiểm tra các văn phòng chung nhưng chưa phát hiện có sai phạm gì. Có thể xem đây là giai đoạn “quan sát” để sau này đánh giá lại về văn phòng chung.

Qua nhận định của doanh nghiệp chuyên cho thuê văn phòng ảo Office168 thì dịch vụ này sẽ còn phát triển mạnh mẽ hơn nữa vì những lợi ích của nó đem đến cho doanh nghiệp không chỉ có giá trị về mặt kinh tế mà còn hỗ trợ tốt về mặt xây dựng hình ảnh thương hiệu trong những năm đầu thành lập, hoặc cho những công ty muốn củng cố, đánh bóng hình ảnh.

Khách còn e dè

Văn phòng ảo

Mặc dù văn phòng ảo bắt đầu phát triển thế nhưng theo các DN thì dịch vụ vẫn còn vướng về thủ tục. Theo ông Hán Hữu Hải: “Chúng tôi biết có một DN ở Singapore chỉ có 15m2 nhưng có trên 1.000 khách hàng thuê văn phòng ảo tại đây, các thủ tục thuê hết sức đơn giản.Việt Nam vẫn còn thiếu các văn bản pháp luật cụ thể nên DN kinh doanh văn phòng ảo vẫn còn bị nhìn với con mắt nghi ngại. Hiện nay việc triển khai đăng ký cho các công ty thỉnh thoảng vẫn còn gặp nhiều khó khăn”.

Còn theo ông Huỳnh Quang Việt, nhìn chung vẫn còn ít DN biết đến các dịch vụ văn phòng ảo. Nhiều DN vẫn nghĩ “ảo” theo nhiều nghĩa khác nhau, thậm chí có cả tiêu chí gian lận nên họ e ngại. Các DN đã sử dụng dịch vụ văn phòng ảo cho biết thuê văn phòng ảo là một giải pháp có lợi, tiết kiệm rất nhiều về chi phí, nhất là các DN vừa và nhỏ.

Mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thêm cái nhìn mới về xu hướng phát triển của dịch vụ này, bạn có thể tham khảo thêm những tiện ích mà văn phòng ảo mang lại để có được lựa chọn đúng đắn để giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí vừa có được danh tiếng như mong muốn. Chúc bạn thành công.